Verslag: Gamestormen met Utrechtse Ambtenaren

"Volg jij mij op Twitter? Ben jij die Peter?" Om kwart over twee vult de zaal in de Neudeflat zich met een groep gemeentelijke ambtenaren, bijeengekomen voor het Gamestorm-event, een samenwerking tussen SETUP en het Kenniscentrum Participatie van de Gemeente Utrecht. Een eerste doel lijkt ogenblikkelijk gerealiseerd; de deelnemers –die elkaar in sommige gevallen reeds als profielafbeelding kennen– maken kennis met elkaar, en mengen zich in de gesprekken die terloops ontstaan. Geheel in de lijn van de bijeenkomst, vormt het gebruik van nieuwe media-technologieën op de werkvloer een centraal gespreksonderwerp. Ervaringen worden met veel enthousiasme en zichtbare herkenning uitgewisseld.

Marieke Hellevoort van het Kenniscentrum participatie (dienst Wijken) opent de gamestorm met een belangrijke observatie, die ten grondslag ligt aan deze middag. "Wij zagen dat gaming iets is wat we in de gemeente eigenlijk nog heel weinig aan het doen zijn, terwijl we hier direct tegenover de Dutch Game Garden hebben." Als onderdeel van het gemeentelijk apparaat richt zij zich op participatiemiddelen om mensen te betrekken bij het beleid en de huidige projecten, "maar die games, daar zijn we nog niet echt mee bezig."

Een eerste idee ontstond op 16 februari; ter gelegenheid van 'De dag van de ambtenaar 2.0' organiseerde SETUP een 'gamestorm' (= gameconcepten + brainstorm) voor ambtenaren en jonge game-ontwikkelaars. Het uitgangspunt is eenvoudig: stimuleer en ondersteun ambtenaren om ze met een game-perspectief te laten kijken naar de problemen die zij tegenkomen in het eigen werk, en stimuleer zo nieuwe, creatieve denkwijzen. Het getoonde enthousiasme en de zeer vruchtbare voorstellen bleken reden genoeg voor dit vervolg: "Want dat moeten onze Utrechtse ambtenaren ook ervaren."

In 3 brainstorm-sessies (2x20 minuten, en een speed-sessie van 10 minuten) buigen 5 teams zich over een eigen onderwerp. Brainstorm-begeleider Floris Koot benadrukt dat er meerdere manieren zijn om tot een idee te komen. Je kunt beginnen bij een interessante technologie, die je wilt gaan inzetten. Of andersom; pak een eigen probleem en kijk welke technologie daar bij past. Maar ongeacht het proces staat 1 aspect ongenadig vast: de tijd. Geen uitgebreide voorstelrondes, lange discussie of presentaties; aan het einde van elke sessie moet er een concept staan dat te presenteren is. Die presentatie is belangrijk, benadrukt Koot: “Visualiseer! Als mensen afhaken of het niet begrijpen, kan er een waardevol idee verloren gaan.”

Om de deelnemers op weg te helpen, laat Jelte Timmer namens SETUP enkele video's en voorbeelden zien. Het gaat om eenvoudige game-concepten, waarmee (1) dagelijkse handelingen draaglijker, effectiever en interessanter worden gemaakt en (2) maatschappelijke problemen op speelse wijze worden belicht. En juist voor de positie van de ambtenaar –tussen complexe beleidsprocessen en een ambitieus maatschappelijk doel– is dit van grote waarde. "Wat games heel goed kunnen, is een cirkel van participatie om een onderwerp heen trekken, door enthousiasme en eigen initiatief te genereren." De levendige voorbeelden wakkeren het enthousiasme in de zaal aan. En de laatste paar aarzelende blikken neemt Jelte weg: "Wellicht denk je nu nog 'hoe moeten we beginnen', maar het komt helemaal goed, er gaan heel mooie plannen uitkomen."

Het advies om het tempo er in te houden vindt zijn weerslag; er ontstaan direct groepen van mensen die bij elkaar aan tafel schuiven. Al snel neemt het stemgeluid in de zaal toe, met heftige handgebaren, veel gelach en discussies worden ideeën over de tafels geworpen. En zodra deze zich naar het presentatie-vel laten vertalen, maken de groepen dankbaar gebruik van het brede kleurenpalet aan stiften.

In de eerste sessie is er nog enige onzekerheid over de vorm. “Maar hoe maak je hier een echte game van?” vraagt een deelnemer aan zijn groepsgenoten, gebogen over de eerste ideeën. Een groepsbegeleider biedt inzicht: “Een game hoeft niet in het hokje van de computer of de iPhone te passen. Het kan een set spelregels zijn, die je in een bepaalde situatie gaat inzetten.” Koot voegt daar aan toe dat een spel niet zozeer om vermaak draait, maar om een alternatieve manier van “uitleg geven, gedachten veranderen, inzicht geven of gedrag veranderen.”

Koot draait –zoals hij dat noemt– bij elke sessie 'de duimschroeven aan' en telt hardop de laatste seconden af. Een deelnemer vraagt zich af welke rol die beperkte tijd speelt: “Is het niet jammer dat je gelijk tot een concreet idee moet komen? Zo sluit je wellicht goede zijpaden af.” Maar in overeenstemming met de groep wordt de rol van deze werkwijze gaandeweg duidelijk. Door een idee direct concreet te maken, krijg je de belangrijke antwoorden die je nodig hebt: wil ik eigenlijk meedoen, en waarom?

“Houd het levend, durf de gekte in te zetten, durf te experimenteren! Zo blijft het proces gaande.” Koot benadrukt het belang om de energie te volgen. Dit wordt goed duidelijk in het verloop de van 3 brainstorm-sessies. In de laatste sessie zijn de ideeën minder voorzichtig, en worden deze bovendien met nog meer passie en humor gebracht.

De jury beoordeelt de resultaten, en merkt daarbij op dat het gaat om de mix van alle aspecten: het idee moet goed zijn, maar het moet ook potentie hebben –haalbaar zijn– en met vuur worden gebracht. Na overleg bestaat de winnaar uiteindelijk uit drie gepresenteerde concepten, die inhoudelijk een geheel vormen.

Ideale manier om problemen in kaart te brengen, door het afschieten van ergernissen. Punten kunnen veroverd worden

door het creëren van oplossingen.
Proefballonnen
Een visualisatie om draagvlak voor ideeën te peilen. Een luchtballon wordt met zandzakken aan de grond gehouden, of
kan bij instemming het luchtruim in.
Het Maaiveld
Steek je nek uit! Een applicatie voor intranet, waar men oplossingen kenbaar maakt door boven het maaiveld te verschijnen. Het richt zich op een verandering in gedrag, in het nemen van initiatieven.

'Het Maaiveld' kenmerkt zich als de primaire winnaar, met name door de manier waarop het concept visueel is gemaakt. Na de slotwoorden van de winnaars laait het enthousiasme op. Een ambtenaar verwoordt haar ervaringen voor de hele groep: “Ik vond het echt ontzettend leuk, innovatief, creatief, out-of-the-box, en heerlijk doe mij er meer van!” Een ander laat merken dat dit soort enthousiasme wenselijk is in het werkproces, en roept lachend: “dan wil ik wel met jou werken!”

De brainstorm-sessies geven de deelnemers en organisatie een belangrijk inzicht; er is onder de gemeentelijk ambtenaren bijzonder veel creativiteit te vinden (wellicht geheel tegen de bestaande aannames in). De bureaucratische structuur biedt hier niet altijd voldoende ruimte voor, maar er ontstaat een besef dat verandering ook zelf (van onderen) georganiseerd kan worden. De deelnemers lijken zelf het meest geïnspireerd door de kwaliteit van de ideeën die binnen die korte tijd zijn ontstaan. En daarmee voldoet de gamestorm zelf ook aan de criteria voor de ontwikkelde concepten; gericht op effectiviteit, speelsheid, en bovendien uit te voeren in een korte tijd.

Tegen half vijf klikt men de doppen met grote tevredenheid terug op de stiften. De ideeën zijn vormgegeven in twee uur tijd, maar strekken verder dan deze bijeenkomst: er wordt nog volop nagepraat, als men zich aan het einde van de werkdag weer verspreid over het zonovergoten Neude.

'Het maaiveld' zal samen met 'De Inwerkquest' (winnaar van de voorgaande editie) nader worden uitgewerkt tijdens het vervolg-event op 26 mei. Interesse in dit event? Houd onze website (www.setup.nl) in de gaten, of neem contact op met tom@setup.nl